Privacy Policy

Inleiding
FAK Nederland B.V. is het adres voor functionele automatisering in de versbranche. Om onze producten en diensten te leveren en te optimaliseren verzamelen we gegevens van onze klanten en relaties. We verwerken persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. In dit privacy statement vertellen we u hoe wij dit doen.

Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van de door klanten verstrekte persoonlijke informatie (persoonsgegevens) en data verkregen vanuit het gebruik van onze diensten zoals onze online omgeving en bezoek aan en gebruik van de websites van FAK.

1. Hoe verzamelt FAK persoonsgegevens?
FAK verzamelt persoonsgegevens wanneer u één van onze diensten afneemt om te factureren en om het gebruik van de diensten mogelijk te maken. U moet bij uw eigen online omgevingen kunnen en we moeten ook zorgen dat er geen onbevoegden bij uw omgevingen kunnen komen. We verzamelen ook gegevens wanneer u informatie opvraagt, een vraag stelt, reageert op onze website of op een andere manier met ons in contact treedt.

2. Welke persoonsgegevens verzamelt FAK?
FAK verzamelt contactgegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens, gegevens met betrekking tot eerdere bestellingen en gebruik van onze diensten. We slaan ook op wanneer en waarover we contact met u hebben gehad, bijvoorbeeld wanneer u een vraag stelt aan onze klantenservice. Als u gebruik maakt van onze helpdesk hebben we uw contactgegevens en kunnen we de inhoud van de gesprekken bewaren om u in de toekomst beter van dienst te kunnen zijn en onze eigen informatievoorziening te verbeteren.

In aanvulling op de persoonsgegevens die u zelf verstrekt aan FAK, kan FAK aanvullende persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over uw gebruik van onze diensten en website(s). Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt, bewaren we verkeers- en locatiegegevens.

3. Waarom verzamelt FAK persoonsgegevens?
FAK verwerkt persoonsgegevens om onze diensten te leveren. We slaan gegevens op om te leveren, een account aan te maken, te factureren en in het kader van die dienstverlening met u te communiceren. We hebben uw gegevens ook nodig bij het verwerken van vragen, klachten en terugvorderingen. Bij een bestelling maken we een uniek offerte- en factuurnummer aan die gekoppeld wordt aan uw account.

FAK bewaart uw IP-adres om u een overzicht te kunnen geven vanaf welk IP-adres is ingelogd op uw account of wijzigingen zijn doorgevoerd. FAK slaat ook andere verkeers- en locatiegegevens op om u gebruik te kunnen laten maken van onze diensten en om deze te factureren. We gebruiken ze ook voor verkeersbeheer, de opsporing van fraude en om klachten af te handelen.

4. Jouw persoonsgegevens en derde partijen
FAK verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derde partijen. Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden als dat nodig is om de door u gevraagde dienst te kunnen leveren. We maken ook gebruik van systemen of diensten van leveranciers, waarbij het mogelijk is dat de leverancier ook toegang heeft tot gegevens van onze klanten. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze partijen voldoende waarborgen bieden op het gebied van privacybescherming en beveiliging. Zo hebben wij contractueel afspraken gemaakt over een juiste bescherming van privacy (verwerkersovereenkomst).

5. Uw rechten
Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd? Dan kunt u gebruik maken van uw ‘Recht op inzage’. Wilt u persoonsgegevens wijzigen of verwijderd hebben, dan kunt gebruik maken van uw ‘Recht op correctie en verwijdering’. Wilt u dat wij stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt gebruik maken van uw ‘Recht van verzet’. Wij lichten de verschillende rechten hieronder kort toe en geven aan hoe u gebruik kunt maken van uw rechten.

Aanvraag indienen m.b.t. rechten van klanten
Als u één van uw rechten wilt uitoefenen neemt u contact met ons op via het “Formulier voor het uitoefenen van Privacyrechten” dat u hieronder aantreft.

Om er zeker van te zijn dat de aanvraag wordt gedaan door de juiste persoon vragen wij u zich te legitimeren. Als u jonger bent dan zestien jaar of als u onder curatele bent gesteld, kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een verzoek doen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Recht op inzage
U kunt opvragen welke persoonsgegevens over u bekend zijn binnen onze organisatie. U ontvangt dan een overzicht met:
• de categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers van de persoonsgegevens;
• het doel waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt;
• de herkomst van de persoonsgegevens.

Dit recht heeft uiteraard alleen betrekking op uw eigen persoonsgegevens en niet op die van een ander persoon.

Geen inzage in uitzonderlijke gevallen
In uitzonderlijke gevallen kunnen wij u weigeren om u inzage te verstrekken in uw persoonsgegevens. Dit kan alleen als daar een goede reden voor is in verband met:
• de veiligheid van de staat;
• het voorkomen, opsporen en/of vervolgen van strafbare feiten;
• gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
• het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c;
• de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Wij kunnen een inzageverzoek gedeeltelijk weigeren als dit bijvoorbeeld nodig is voor de afscherming van de persoonsgegevens van iemand anders. Als u deze persoonsgegevens wilt inzien, dan wordt de andere persoon eerst in staat gesteld zijn mening te geven over uw verzoek.

Overzicht persoonsgegevens
Binnen 4 weken nadat u uw verzoek heeft gedaan krijgt u een reactie. Als u het niet eens bent met de inhoud van het overzicht of u meent dat wij u ten onrechte hebben geweigerd inzage te geven, dan kunt u hierover een klacht indienen.

Recht op correctie en verwijdering
Wanneer u onjuistheden hebt gevonden in uw persoonsgegevens, kunt u bij ons een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen. Hetzelfde kunt u doen als uw persoonsgegevens onvolledig zijn, u van mening bent dat de persoonsgegevens niet van belang zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier door ons in strijd met de wet worden gebruikt.

U kunt geen gebruik maken van het recht op correctie en verwijdering als het gaat om persoonsgegevens in bij wet ingestelde openbare registers. Ook kan geen gebruik worden gemaakt van het recht van verwijdering indien de persoonsgegevens op basis van wettelijke bepalingen moeten worden bewaard.

Recht van verzet
U kunt ons vragen om uw gegevens niet meer te verwerken. Dit is het recht van verzet. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als uw gegevens worden verzameld voor andere doeleinden dan aangegeven of als u bijzondere persoonlijke redenen hebt om u te verzetten.

Klacht indienen
Als u vindt dat wij onzorgvuldig zijn omgegaan met uw privacy of ten onrechte uw persoonsgegevens hebben verwerkt, dan kunt u een klacht indienen door een e-mail te sturen naar administratie@fak-nederland.nl met als onderwerp ‘klacht privacy’.

6. Hoe beveiligt FAK uw gegevens
Bij FAK monitoren en beveiligen we al onze producten en diensten zichtbaar en onzichtbaar tegen misbruik en fraude. Wij zijn ook groot voorstander van responsible disclosure, waarbij we gewezen worden op mogelijke zwakheden in onze beveiliging.

FAK schakelt bij de uitvoering van de dienstverlening, bijvoorbeeld voor de verzorging en levering van hardware, derden in. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten uw gegevens verwerken, doen zij dit in hoedanigheid van verwerker voor FAK. FAK heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden worden verwerkt. De betreffende dienstverlener ontvangt van FAK alleen de noodzakelijke gegevens en de dienstverleners worden verplicht om uw persoonsgegevens te beschermen. Met al onze verwerkers sluiten wij overeenkomsten waarin wij dit expliciet opnemen.

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor onze medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van uw contract.

Onze technische beveiligingsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd en getest. Gaat het toch mis en is er data gelekt? Dan ondernemen wij actie. Wij lossen het datalek op en registreren het. Als het nodig is, melden wij het datalek aan de toezichthouder en/of aan u als betrokkene. Als u per ongeluk persoonsgegevens van een andere klant heeft ontvangen of via onze website persoonsgegevens van anderen heeft kunnen inzien, verzoeken wij u dringend om dit bij ons te melden.

7. Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het desbetreffende doel. Ook houden wij rekening met de bewaartermijnen die de wet aan ons oplegt. De duur van de bewaartermijn verschilt per situatie. In de meeste gevallen hanteren wij een bewaartermijn van 7 jaar.

8. Cookies
FAK plaatst cookies wanneer u één van onze sites bezoekt. Dankzij deze cookies hoeft u niet steeds dezelfde informatie in te voeren of te downloaden wanneer u bij ons terugkomt. Ze helpen ons ook om de sites te beveiligen. Hieronder leest u welke soorten cookies u bij ons tegen kunt komen.

a. Functionele cookies
Onder meer om uw bestelling en login te onthouden en om fraude tegen te gaan.

b. Social media cookies
Op onze websites vertonen wij buttons en widgets van de sociale netwerken Facebook, Twitter en YouTube, zodat u eenvoudig informatie over ons op sociale media kunt delen en/of zien. Deze knoppen zijn stukjes code van de sociale media zelf en maken gebruik van een cookie. Deze cookie onthoudt dat u ingelogd bent zodat u niet elke keer op Twitter of Facebook hoeft in te loggen als u iets wilt delen of iets dergelijks hier wilt uitvoeren.

Facebook- en Twitter-cookies worden alleen geplaatst als u tijdens een bezoek aan de FAK website bent ingelogd op Facebook en hiervoor toestemming geeft. Wilt u toch geen cookies? Het staat u vrij om cookies uit te schakelen in uw browser. Houd er dan wel rekening mee dat de websites niet optimaal werken. Via de links hieronder vind u specifieke informatie over het weigeren cookies voor de meest gebruikte browsers:

• Cookies en Internet Explorer, zie: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/17442/windowsinternet- explorer-delete-manage-cookies
• Cookies en Firefox, zie: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-informatie-websitescomputer- opgeslagen
• Cookies en Google Chrome, zie: https://support.google.com/chrome/answer/95647? co=GENIE.Platform%3DDesktop&h%20l=nl
• Cookies en Safari, zie: https://support.apple.com/kb/ph19214?locale=nl_NL
• Cookies en Opera, zie: http://help.opera.com/Linux/10.10/nl/cookies.html

9. Vragen
Als u vragen of opmerkingen hebt over dit privacy statement horen we die natuurlijk graag. Laat het weten via ons contactformulier.

10. Wijziging van privacy statement
Dit Privacy Statement kan door ons worden aangepast vanwege nieuwe ontwikkelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wijzigingen in onze bedrijfsactiviteiten en wijzigingen in wet- en regelgeving. Wij raden u dan ook aan om ons Privacy Statement met enige regelmaat te raadplegen als u onze website bezoekt.

Versie 2 – 24 Mei 2018